Auto e-mails zet je onder andere in om op een creatieve manier in contact te komen met je gasten, je omzet (op een efficiënte manier) te verhogen en om men te voorzien van de juiste informatie voorafgaand aan hun verblijf. In deze blog leggen we je uit hoe je meer uit je organisatie kunt halen door goed gebruik te maken van auto e-mails. Als extraatje geven we je 4 voorbeelden die je direct kunt inzetten, dus lees snel verder!
Wat doet een auto e-mail?
Met een auto e-mail kun je standaard e-mails geautomatiseerd versturen naar jouw gasten. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan aankomstinformatie, welke een x-aantal dagen voorafgaand aan de reservering verzonden dient te worden. Wanneer een gast een reservering bij je heeft gemaakt, bezit je als organisatie veel data van de specifieke gast. Je weet onder andere hoe de gast heeft geboekt, wanneer de gast aankomt, vertrekt, het aantal keer dat de gast eerder is geweest en zo verder. Deze variabelen zijn zeer interessant en zijn ook breed inzetbaar in de auto e-mail tool in Booking Experts.
Het creëren van een guest journey
Door slim gebruik te maken van auto e-mails, weet je een gast aan je te binden. Vanaf het moment dat een gast een reservering heeft gemaakt tot het moment dat de gast bij je heeft ingecheckt, vervolgens heeft uitgecheckt én daarna. Dit noemen we een guest journey, ofwel een persoonlijke gasten reis. Hoe deze journey eruit ziet is sterk afhankelijk van het type bedrijf en het type gast. Uiteraard kun je de journey beperken tot enkele mails of enorm uitwerken. Ons advies is om in te spelen op specifieke gastgroepen, zodat de auto e-mails zo effectief mogelijk werken. Denk er dan ook over na wat je met wie wilt delen op welk moment. Hieronder geven we je een voorbeeld van een algemene journey die is gericht op een gezin. ⤵️
1️⃣ 📱Download de 'Vakantiepark op de Hei' App!
Deze e-mail verstuur je 7 dagen nadat de gast een reservering heeft gemaakt. Je stimuleert de gast om jullie app te downloaden zodat men daar meer over jullie park kan lezen. Kunnen gasten vanuit jullie app extra’s bijboeken? Dan breng je de gast door deze e-mail op de hoogte van de mogelijkheden. Hebben jullie geen app? Promoot dan bijvoorbeeld de Mijn Omgeving of een uitgelichte pagina op jullie website.
2️⃣ ⛄️ Een 'coole' upgrade van je reservering!
Met deze e-mail probeer je de gast te verleiden tot het aanschaffen van extra’s in de Mijn Omgeving. De specifieke titel van deze e-mail helpt bijvoorbeeld enorm op warme dagen, wanneer je losse airco’s wilt verhuren. Deze e-mail verstuur je bijvoorbeeld 5 dagen voor aankomst, zodra je weet wat de weersverwachting is. Je stuurt de e-mail uiteraard enkel naar gasten die in een accommodatie verblijven waar het mogelijk is een airco te plaatsen. Het is natuurlijk maar een voorbeeld, maar het heeft goed weer hoe snel je gasten kunt aanzetten tot het aanschaffen van extra’s via de Mijn Omgeving. En is de gast niet geïnteresseerd in een airco? Dan bekijken ze wellicht toch de Mijn Omgeving en zien ze daar ook de andere mogelijkheden. Wees creatief en probeer de gast te verleiden!
3️⃣ Familie Willems, jullie vakantie gaat beginnen! 🌞
Deze e-mail verstuur je enkele dagen voor aankomst. In deze e-mail staat de belangrijke aankomstinformatie voor de gast. Benoem in deze e-mail altijd de Mijn Omgeving, gezien de gast dan alsnog een kijkje neemt tussen de extra’s. Wil je de e-mail persoonlijk maken? Door bij het onderwerp ‘Familie , jullie vakantie gaat beginnen!🌞’ in te vullen, neemt het systeem automatisch de achternaam van de gast over.
4️⃣ Wanneer slapen jullie weer in de Duinzicht Villa?😍
In deze mail maken we weer gebruik van een variabel. In dit geval bevat het onderwerp de tag . Deze mail verstuur je bijvoorbeeld 60 dagen na vertrek. In deze mail neem je een link op naar jullie website en probeer je de gast te verleiden tot het maken van een nieuwe reservering. Je kunt ervoor kiezen een couponcode in de mail op te nemen, waardoor de gast een korting krijgt bij het maken van een nieuwe reservering.
💡Tip: Voorkom dat gasten niet bij een last-minute reservering alle auto e-mails tegelijk krijgen. Door in te stellen dat de aankomstdag gelijk is aan x-aantal dagen vanaf nu ontvangen gasten die last-minute hebben geboekt niet alle auto e-mails op eenzelfde dag. Zo kun je precies bepalen hoeveel dagen er tussen de verschillende auto e-mails moet zitten.
Verhoog je omzet door je gast op het juiste moment te bereiken
Kortom: We adviseren je auto e-mails niet enkel in te zetten voor een ‘standaard upgrade mail’ met een link naar de Mijn Omgeving, maar adviseren je te kijken naar het totaalplaatje. Denk na over wat je met wie wilt delen op welk moment. Biedt je verschillende overnachtingsmogelijkheden aan? Speel dan in op hetgeen dat past bij de specifieke gast, op het juiste moment. En heb je een creatieve kostenpost gemaakt? Neem deze kostenpost dan op in je journey. Zo breng je de kostenpost onder de aandacht en is de kans tot afname groter!
Wil je de uitgewerkte basis e-mails uit bovenstaand voorbeeld ontvangen? We delen ze graag met je. Neem gerust contact met ons op.
Iris
Manon
